Kontrolpolitik

Denne overordnede kontrolpolitik fra 2004 gælder for hele Fødevareministeriet.

Generelle principper
Kontrolarbejdet
Sagsopfølgning
Kompetenceudvikling m.v.
Supervision/Kvalitetssikring
Opfølgning


1. Generelle principper

Formål
Fødevareministeriets mission er bl.a. at sikre rammerne for sunde og sikre fødevarer, trygge forbrugere og god forbrugerinformation samt at fremme et bæredygtigt grundlag for fremtidens fødevarer.

Fødevareministeriet indfrier sin vision om at være i spidsen for fødevaresikkerhed og kvalitet ved en indsats baseret på værdierne: Åbenhed, ansvarlighed, faglighed og engagement.

Fødevareministeriets kontrolpolitik er udarbejdet i overensstemmelse med ministeriets mission, vision og værdigrundlag og opstiller rammerne for den kontrol, som planlægges og udøves af Fiskeridirektoratet, Plantedirektoratet, Fødevaredirektoratet og Direktoratet for FødevareErhverv.

Den offentlige kontrol er rettet mod virksomhedernes, jordbrugets og fiskeriets efterlevelse af lovgivningen (nationale og EU-regler). Kontrollen bidrager til mere ensartede vilkår for virksomhederne og medvirker til et mere bæredygtigt jordbrug og fiskeri. Kontrollen medvirker desuden til at hindre spredning af smitsomme plante- og husdyrsygdomme, at forbedre dyrevelfærd for produktionsdyr, samt at hæve fødevarernes kvalitet og sikkerhed.

Fødevareministeriets kontrolpolitik tydeliggør ministeriets holdning til hvordan borgere og virksomheder bør behandles og bidrager samtidig til en mere effektiv anvendelse af kontrolressourcerne.

Ansvarsfordeling
Virksomheder, fiskere og jordbrugere har ansvaret for, at reglerne kendes og overholdes. Kun virksomheder, fiskere og jordbrugere kan i det daglige sikre, at reglerne bliver fulgt.

Fødevareministeriet arbejder for at udbrede kendskabet til reglerne på en forståelig måde og kontrollerer efterlevelsen af reglerne.

Egenkontrol
Fødevareministeriet er positiv overfor indførelse af egenkontrol. Egenkontrollen er en synliggørelse af virksomhedernes ansvar for fødevaresikkerheden og skal hjælpe virksomheder, fiskere og jordbrugere med at overholde reglerne i øvrigt. Egenkontrollen skal dokumenteres. Den offentlige kontrol tager udgangspunkt i egenkontrollen og skal især ses som en kontrol af, om virksomhederne har procedurer, som kan sikre den daglige efterlevelse af reglerne.

Kontroltyper
Kontrol kan være kontrol af hele kontrolpopulationen eller en stikprøvekontrol. Udvælgelsen kan være tilfældig eller risikobaseret. Kontrol kan også være administrativ kontrol og overvågning, som udføres regelmæssigt eller risikobaseret på baggrund af registre eller prøver.

Prioritering - behovsorienteret og risikobaseret
Den offentlige kontrol skal være behovsorienteret og risikobaseret. Ved prioriteringen lægges også vægt på de regler, hvor overtrædelser kan have størst negativ effekt på sundhed, miljø og samfundsøkonomi. Kontrollen målrettes i muligt omfang mod virksomheder, jordbrugere og fiskere, som har problemer med at overholde reglerne. Desuden lægges vægt på, at kontrolpopulationen er repræsentativ.

Ensartet kvalitet
Der skal etableres retningslinjer og instrukser for kontrolarbejdet, som sikrer, at kontrollen udføres målrettet. Erfaringsudveksling, efteruddannelse og supervision (intern kvalitetskontrol) er andre vigtige elementer, som bidrager til ensartet kvalitet.

Åbenhed
Fødevareministeriet giver virksomheder, jordbrugere, fiskere og forbrugere let adgang til information herunder om deres pligter og rettigheder. Som led i kontrolarbejdet informerer Fødevareministeriet aktivt om reglerne og baggrunden for reglerne. Direktoraterne skal løbende overveje, hvordan informationen bedst kan spille sammen med kontrolarbejdet.

Fødevareministeriet arbejder på at udvide offentliggørelsen af kontrolresultaterne til alle relevante områder af ministeriets lovgivning. Offentliggørelsen giver kontrollen større gennemslagskraft. Offentliggørelsen kan både hjælpe forbrugerne til at træffe bedre valg af produkter, indkøbs- og spisesteder samt hjælpe virksomhederne til at vælge bedre leverandører.

Partnerskab
Fødevareministeriet indgår gerne i et tæt samarbejde med branche- og forbrugerorganisationer. Vi har en fælles interesse i, at fødevarer produceres på en forsvarlig og bæredygtig måde. Samarbejdet skal tage udgangspunkt i denne fælles målsætning og foregå i en åben og tillidsfuld atmosfære.

Tilbage til top


2. Kontrolarbejdet

Grundlag
Der skal fastsættes retningslinjer om gennemførelse af kontrolbesøg.

Gennemførelse af kontrol
Kontrollen skal med respekt af kontrollens formål udføres med mindst mulige gener for den kontrollerede.

Kontrollens gennemførelse skal forberedes, og det nødvendige materiale skal foreligge for at sikre det bedst mulige grundlag for kontrollen.

Ved begyndelsen af kontrolbesøget skal kontrolmedarbejderen legitimere sig og give oplysning om kontrollens formål, herunder det faktiske og retslige grundlag for kontrollen. Kontrolløren skal have en hensigtsmæssig påklædning, eventuelt uniform.
 
Ved afslutning af kontrolbesøget skal der gives oplysninger om kontrollens resultat. Kontrollens resultat og evt. bemærkninger fra virksomheden skal dokumenteres. Kopi af den skriftlige dokumentation afleveres så vidt muligt til den kontrollerede efter endt kontrolbesøg. Kan kontrollen ikke afsluttes med en afgørelse på stedet, skal der oplyses om opfølgningen på kontrolbesøget.

Anmeldt - uanmeldt
Kontrolbesøg kan foregå efter forudgående advisering eller uanmeldt, alt afhængig af gældende regler og den af direktoratet vedtagne kontrolstrategi.

Kontrolstyring
Direktoraterne under Fødevareministeriet foretager styring af kontrollen. I den interne styring af kontrollen anvender direktoraterne en række redskaber, der dels henvender sig til hele direktoratet i form af overordnede principper og strategier, dels henvender sig til de decentrale led i form af vejledninger og andre styringsredskaber, der sikrer en faglig velfunderet og behovsorienteret kontrol.

Direktoraterne skal udarbejde principper og strategier for de kontrolområder, der arbejdes med. I den interne styring sikres, at disse principper og strategier efterleves i direktoraternes instrukser, samt i vejledninger, kompetenceudvikling og i det praktiske kontrolarbejde.

Tværgående kontrolkoordinering og fælles platforme
Fødevareministeriets direktorater koordinerer løbende deres kontrol og kontrolsystemer. Der etableres et tværgående kontrolforum forankret i en gruppe af kontrolansvarlige chefer.

Der bør være størst muligt fællesskab omkring data og registre og størst muligt praktisk samarbejde.

Tilbage til top


3. Sagsopfølgning

Sagsbehandlingstid
Er der konstateret uregelmæssigheder, bør det oplyses, hvornår en afgørelse kan forventes. Hvis der ikke inden 15 arbejdsdage foreligger en afgørelse, bør det senest på dette tidspunkt oplyses, hvornår en afgørelse kan forventes. Det må prioriteres højt at give en hurtig tilbagemelding, da lang tids usikkerhed normalt opleves som en belastning.

Dokumentation
Kontrollen skal være troværdig og pålidelig og skal dokumenteres i form af kontrolrapporter eller anden skriftlig dokumentation. Kopi af den skriftlige dokumentation afleveres så vidt muligt til jordbrugeren, fiskeren eller virksomheden ved endt kontrolbesøg. Eventuel anden dokumentation i forbindelse med kontrol sendes til jordbrugeren, fiskeren eller virksomheden, således at den kontrollerede altid får oplysning om baggrunden for direktoraternes afgørelser.

Administrative sanktioner
Direktoraterne sikrer, at der er ensartethed og proportionalitet omkring anvendelsen af administrative sanktioner.

Sanktioner og niveau for sanktioner skal drøftes på tværs af direktoraterne i det etablerede kontrolforum.

Tilbage til top


4. Kompetenceudvikling mv.

Målsætning
Krav til kompetence hænger sammen med kontrollens formål og opbygning. Kontrollen skal udøves på et højt fagligt niveau og der lægges vægt på, at kontrolmedarbejderen optræder professionelt. Derfor skal direktoraterne klarlægge hvilke kompetencer, faglige som personlige, der er nødvendige for at kunne gennemføre kontrol, og der skal i direktoraterne foreligge en politik for kompetenceudvikling af kontrolpersonale og sagsbehandlere. 

Værktøjer til kompetenceudvikling kan være:

• Introduktion af nyansatte
  
• Kurser i varetagelse af myndighedsopgaver, herunder forvaltningsregler,  formidling og konflikthåndtering  
  
• Faglige temadage og seminarer
  
• Erfa-grupper
  
• Jobrotation
  
• Deltagelse i nationale og internationale projekter

Direktoraterne skal sikre, at der løbende gennemføres en vurdering af kontrollens udførelse, herunder om kontrolindsatsen foregår effektivt og ensartet.

Det tilstræbes, at det decentrale niveau i direktoraterne inddrages ved kontroltilrettelæggelse og ved udarbejdelsen af nye regler og vejledninger.

Evaluering
Der foretages i hvert direktorat jævnligt evalueringer af den udførte kontrol med henblik på at videreudvikle kontrollen. I evalueringen bør indgå forhold som kontrolstrategi, udvælgelse af kontrolpopulationer, kontrolmetoder, omfang af sanktioner og virkninger heraf samt om kontrollen er effektivt tilrettelagt og har en ensartet kvalitet.

Tilbage til top


6. Opfølgning

Drøftelse af kontrolkoordinering mv. mellem direktoraterne foregår i det etablerede kontrolforum, jf. punkt 2 og 3.

Der etableres et fælles udvalg for hele ministerområdet med henblik på eventuel ajourføring af ministeriets kontrolpolitik og til drøftelse af de enkelte direktoraters overholdelse af kontrolpolitikken.

Tilbage til top